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POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES CLÍNICA ODONTOLÓGICA SONRISA ITALIANA S.A.S.

SI-20230129NF002V

Con ocasión de la expedición de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus respectivos decretos reglamentarios posteriores, decreto 1377 de 2013, el decreto 886 de 2014, con atención a los dispuesto en la sentencia C-748 de 2011, por los cuales se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales, y que tiene por objeto desarrollar el derecho constitucional que tiene todas las personas a conocer, actualizar, rectificar y suspender el uso de sus datos personales. las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política.

La Corte precisó que el derecho del Habeas Data como derecho autónomo requiere para su efectiva protección de mecanismos que lo garanticen y estos mecanismos apuntan a una institucionalidad administrativa que además del control y vigilancia tanto para los sujetos de derecho público como privado, aseguren la observancia efectiva de la protección de datos, y en razón de su carácter técnico, tenga la capacidad de fijar política pública en la materia, sin injerencias políticas para el cumplimiento de esas decisiones.

La CLÍNICA   ODONTOLÓGICA   SONRISA   ITALIANA   S.A.S. identificada   con NIT

890.102.129-9, informa que desde su constitución ha recopilado, conservado y utilizado información personal para los siguientes fines:

1. Prestación de servicios de salud
2. Comerciales
3. Científicos
4. Actividades de mercadeo y promoción de servicios propios de acuerdo a su objeto social
5. Dar cumplimiento a las exigencias requeridas por las entidades que regulan y vigilan el sector salud y demás autoridades competentes
6. Consulta médica
7. Trámites administrativos
8. Envío de información (por remisión de pacientes)
9. Realización de llamadas

FINALIDADES ESPECIALES

Teniendo en cuenta que LA CLÍNICA ODONTOLÓGICA SONRISA ITALIANA S.A.S., posee bases de datos personales que contienen datos sensibles (base de datos de pacientes), se estipulan las siguientes finalidades especiales:

1. Obtener datos fundamentales para la investigación clínica y epidemiológica.
2. Dar seguimiento a los tratamientos de los pacientes.
3. Obtener comunicación constante con los usuarios de los servicios de La Clínica.
4. Realizar encuesta de satisfacción de servicios y atenciones prestadas.
5. Brindar respuesta y seguimiento a sugerencias, peticiones y solicitudes de mejora.

FINALIDADES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS DE COLABORADORES (activos o retirados):

1. Realizar gestión administrativa derivada de la relación laboral.
2. Brindar información laboral a las diferentes empresas y entidades que lo requieren para efectos de otorgamiento de créditos de dinero o comerciales (se centra en la verificación, mas no en el suministro de información personal de los colaboradores).
3. Informar procesos de elección interna.
4. Detectar las necesidades de capacitación e implementar campañas de promoción y prevención al interior de la empresa.

FINALIDADES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS DE PROVEEDORES:

1. Evaluación y análisis de bienes y servicios, con miras a celebrar contrato con proveedores futuros.
2. Realizar seguimiento al comportamiento y a la gestión de la relación contractual de los proveedores actuales.

Datos Sensibles: frente al tratamiento de los datos sensibles, la ley permite que estos sean tratados únicamente cuando: (a) El titular de los datos personales haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización, (b) El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular de los datos personales y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.

(c) El tratamiento es efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular. (d) El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

• El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares. Igualmente, el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes se realizará bajo los parámetros enunciados anteriormente en esta política. Las finalidades que no se encuentren consagradas en la presente política y cuyo origen no sea normativo, deberán ser autorizadas de manera expresa por los titulares de los datos.

A futuro la CLÍNICA ODONTOLÓGICA SONRISA ITALIANA pretende continuar con la recolección y utilización de datos personales, para lo cual destinará formatos de autorización a los titulares de dichos datos, adicionalmente se les dará a conocer la presente política a partir del día XX del mes XXX de 2023.

CONTENIDO

Las presentes políticas comprenden los principios, deberes, derechos, procedimientos y condiciones de seguridad respecto de los datos personales que reposan en la base de

datos de La CLÍNICA ODONTOLÓGICA SONRISA ITALIANA SAS, con el siguiente contenido:

1. Definiciones
   1. Principios Rectores
   1. Deberes de los Responsables del Tratamiento de datos personales
   1. Deberes de los Encargado del Tratamiento de datos personales
   1. Derecho de los Titulares de datos personales
   1. Autorización de los Titulares ( ANEXO 1)
   1. Aviso de privacidad y Políticas de Tratamiento datos personales (ANEXO 2)
   1. Procedimiento para Consultas y Reclamos
   1. Procedimiento para hacer consultas
   1. Procedimiento para hacer reclamos
   1. Condiciones de protección de base de datos.

DEFINICIONES

Siguiendo el esquema que trae la ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, a continuación se relacionan definiciones para la correcta interpretación y entendimiento del Manual:

Titular: Persona natural o jurídica cuyos datos personales sean objeto de tratamiento. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales o jurídicas determinadas o determinables.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos. Para el caso concreto de La CLÍNICA ODONTOLÓGICA SONRISA ITALIANA SAS, toda persona que tenga acceso a consultar y realizar cualquier tipo de tratamiento en bases de datos propiedad de la clínica, es responsable a título personal, por ende, debe dar cumplimiento a las presentes políticas.

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o

filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

PRINCIPIOS RECTORES

LA CLÍNICA ODONTOLÓGICA SONRISA ITALIANA aplicará los principios específicos que se establecen a continuación, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio de datos personales, sin perjuicio de lo establecido en la ley 1581 de 2012 y Decreto 1377 de 2013.

Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

Principio de Transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

Principio de Libertad: El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Principio de Legalidad: Los Encargados y Responsables del tratamiento de los Datos Personales están sujetos a las disposiciones establecidas en la ley 1581 de 2012 y 1377 de 2013 y el Manual de Políticas adoptados por cada uno de ellos para garantizar el debido proceso y el acceso a la información por los titulares de los datos personales.

Principio de Acceso y Circulación Restringida: El tratamiento de datos personales se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente

controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

LA CLÍNICA ODONTOLÓGICA SONRISA ITALIANA en ejercicio de sus actividades como Responsable del Tratamiento de Datos Personales, debe cumplir con los siguientes deberes:

1. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
   1. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respetiva autorización otorgada por el titular
   1. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada
   1. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
   1. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible
   1. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
   1. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
   1. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley
   1. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular
   1. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley
   1. Adoptar el manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos
   1. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se Encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la Reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo
   1. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos
   1. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la Administración de la información de los titulares

1. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio

DEBERES DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

LA CLÍNICA ODONTOLÓGICA SONRISA ITALIANA dentro el giro ordinario de sus actividades asume como Encargado del Tratamiento de Datos Personales, es decir, que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento y en razón de ello tiene los siguientes deberes:

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data
   1. Conservar la información en las condiciones de seguridad necesarias para

impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento

1. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley
2. Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los 5 días hábiles contados a partir de su recibido
3. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente ley
4. Adoptar un manual interno de política y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.
5. Registrar en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» en la forma en que se regula en la presente ley
6. Insertar en la base de datos la leyenda «información en discusión judicial» una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal
7. Abstenerse de circular información que no esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
8. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden Tener acceso a ella.
9. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se Presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riegos en la Administración de la información de los titulares
10. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la superintendencia de Industria y Comercio
11.  

Nota 1: en el evento en que concurran las calidades de Responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento en la misma persona, le será exigible el cumplimiento de los deberes previstos para cada uno.

Nota 2: Las políticas de Tratamiento en ningún caso podrán ser inferiores a los deberes contenidos en la presente ley.

Deberes tanto de los responsables como de los encargados del tratamiento de datos personales.

• Deben establecer mecanismos sencillos y ágiles que se encuentren permanentemente disponibles a los Titulares con el fin de que estos puedan acceder a los datos personales que estén bajo el control de aquellos y ejercer sus derechos sobre los mismos.
• Deberán adoptarse las medidas razonables para asegurar que los datos personales que reposan en las bases de datos sean precisos y suficientes y, cuando así lo solicite el Titular o cuando el Responsable haya podido advertirlo, sean actualizados, rectificados o suprimidos, de tal manera que satisfagan los propósitos del tratamiento.
• Deberán designar a una persona o área que asuma la función de protección de datos personales, que dará trámite a las solicitudes de los Titulares, para el ejercicio de los derechos a que se refiere la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

·         DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES

Los titulares de los datos personales, que son las personas naturales cuyos datos personales son objeto de tratamiento y tienen los siguientes derechos:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
   1. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley.
   1. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
   1. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas porinfracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen
   1. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución
   1. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Nota: en el asunto de la solicitud se deberá indicar que se trata de datos personales y especificar si se trata de datos de paciente, colaborador, proveedor, o usuario en general.

LEGITIMACIÓN PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR.

Los derechos de los Titulares establecidos en la Ley, podrán ejercerse por las siguientes personas:

1. Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.
2. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
3. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento. Por estipulación a favor de otro o para otro. Nota: Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.
4. DERECHOS DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES En el tratamiento de datos personales a cargo de la Clínica se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Queda proscrito el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros:

1. Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
2. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales. Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente, otorgará la autorización a la Clínica previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

AUTORIZACIÓN DE LOS TITULARES

Para el tratamiento de los datos personales, se requiere la autorización previa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por medio escrito y/o personal al correo electrónico info@sonrisaitliana.com y podrá ser objeto de consulta posterior por parte del Titular.

LA CLÍNICA ODONTOLÓGICA SONRISA ITALIANA SAS, al momento de solicitar al titular la autorización, deberá informarle de manera clara y expresa lo siguiente:

1. El tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo, el cual no será otro que el uso, manejo y administración de los datos personales, los cuales se conservarán y se protegerán bajo condiciones estrictas de seguridad.
   1. El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.
   1. Los derechos que le asisten como Titular
   1. La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable del tratamiento.

LA CLÍNICA ODONTOLÓGICA SONRISA ITALIANA para el tratamiento de datos personales requiere la autorización previa, expresa e informada del titular de los mismos, excepto en los siguientes casos autorizados por la ley 1581 de 2012:

1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
2. Datos de naturaleza pública.
3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas. De la autorización requerida para el tratamiento de datos personales sensibles, cuando dicho tratamiento sea permitido, la CLÍNICA ODONTOLÓGICA SONRISA ITALIANA deberá cumplir con las siguientes obligaciones:
   1. Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento.
   1. Informar al titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del tratamiento, así como obtener su consentimiento expreso.
   1. Ninguna actividad podrá condicionarse a que el titular suministre datos personales sensibles

Nota: LA CLÍNICA ODONTOLÓGICA SONRISA ITALIANA conservará la prueba de la autorización del titular, para que en caso de que lo solicite, se le entregue una copia del mismo ANEXO 1.

AVISO DE PRIVACIDAD Y POLITICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

El aviso de privacidad, es una comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

LA CLÍNICA ODONTOLÓGICA SONRISA ITALIANA cuenta con el Aviso de Privacidad en sus comunicaciones corporativas, el cual puede ser objeto de consulta. No obstante al momento de solicitar información del titular sobre los datos personales este aviso se le dará a conocer.

El Aviso de Privacidad deberá contener como mínimo la siguiente información:

1. Nombre o razón social y datos de contacto del responsable del tratamiento
2. El tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo
3. Los derechos que le asisten como titular
4. Los mecanismos dispuestos por el responsable para que el titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella o en el Aviso de Privacidad correspondiente. En todos los casos, debe informar al Titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información.

Nota: LA CLÍNICA ODONTOLÓGICA SONRISA ITALIANA conservará el modelo de Aviso de Privacidad en caso de ser requerido por el titular, ver ANEXO 2.

PROCEDIMENTO PARA CONSULTAR Y HACER RECLAMOS SOBRE LOS DATOS PERSONALES

Los titulares de los datos personales en ejercicio de sus derechos que le asisten pueden elevar consultas y hacer reclamos referentes a los datos personales que se tengan registrados en las bases de datos, para lo cual deben seguir el siguiente procedimiento, reseñado en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012.

Procedimiento para hacer consultas

1. Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal de su titular que reposa en la base de datos. LA CLÍNICA ODONTOLÓGICA SONRISA ITALIANA deberá suministrar a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.
2. La consulta la elevará el titular o su causahabiente, por medio escrito dirigido a la Carrera 52 Nro. 84 – 131 correo electrónico info@sonrisaitliana.com

La Consulta será atendida por la CLÍNICA ODONTOLÓGICA SONRISA ITALIANA en un término máximo de 10 días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. En caso de no ser posible atender la consulta dentro del término, se le informará al interesado, expresando los motivos de la demora y se señalará la fecha en que se atenderá su consulta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguiente al vencimiento del primer término.

Procedimiento para hacer reclamos

Cuando el titular o sus causahabientes consideren que la información contenida en la base de datos de LA CLÍNICA ODONTOLÓGICA SONRISA ITALIANA debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar RECLAMO ante el Encargado o Responsable del Tratamiento, así:

1. Si LA CLÍNICA ODONTOLÓGICA SONRISA ITALIANA es quien recibe el reclamo pero no es competente para resolverlo, le dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos días hábiles y le informará la situación al interesado.
2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una Leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos

(2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

• La CLÍNICA ODONTOLÓGICA SONRISA ITALIANA cuenta con 15 días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho termino, se informará al interesado los motivos

de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los 5 días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

El titular o su causahabiente también puede elevar queja o reclamo ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el requisito de procedibilidad, que consiste en presentar primero su reclamo ante el Responsable o Encargado del Tratamiento.

La Superintendencia de Industria y Comercio a través de su delegatura para la Protección de Datos Personales ejercerá la vigilancia para garantizar que en el tratamiento de datos personales se respeten los principios, derechos, garantías y procedimientos previstos en la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013.

CONDICIONES DE PROTECCIÓN DE BASE DE DATOS

Como pilar importante objeto de tratamiento por parte de la ley 1581 de 2012 y decreto reglamentario 1377 de 2013, en la medida en que ordenó que los Encargados y Responsables de los Datos Personales establezcan medidas de seguridad sobre los datos personales para su protección y conservación y evitar la adulteración, perdida, consulta, uso, o acceso no autorizado o fraudulento ha implementado una política de seguridad que está encaminada a conservar, proteger la información suministrada por sus clientes, empleados y proveedores bajo condiciones estrictas de seguridad que impiden la adulteración, pérdida, consulta uso o acceso no autorizado o fraudulento, que para todos los efectos hace parte integral del presente Manual.

Esta política está basada en los siguientes objetivos y tópicos:

Objetivos

1. Cumplir regulaciones legales y/o técnicas.
2. Ser una guía de comportamiento tanto legal como personal frente a los recursos corporativo
3. Unificar la forma de trabajo de los funcionarios en diferentes lugares o momentos que tengan responsabilidades y/o tareas similares.
4. Recoger comentarios y observaciones sobre situaciones anormales en el trabajo frente a los recursos tecnológicos.
5. Establecer las mejores prácticas en el uso diario de los recursos tecnológicos

Tópicos

1. Personas
2. Datos
3. Software
4. Hardware
5. Instalaciones físicas
6. Administración de seguridad
7. Comunicaciones
8. Sistemas operacionales